Uitdaging
Arena, een PTC-onderneming, biedt software as a service (SaaS) voor product lifecycle management en kwaliteitsmanagement om ondernemingen te helpen hun volledige productlevenscyclus te beheren, van ontwerp tot productie via de toeleveringsketen.
Toen Senior Director of IT Services, Rob O’Neal, in augustus 2018 aan boord kwam, trof hij een bedrijf aan dat veel verouderde systemen gebruikte, en ging hij aan de slag om de technologieën van Arena te helpen moderniseren.
“Het toegangscontrolesysteem werkte bijvoorbeeld alleen voor Austin en Foster City en het systeem zelf was niet meer dan een server in het kantoor in Foster City,” zegt O’Neal. “IT was verantwoordelijk voor het instellen van toegang en het beheren van het proces, wat veel tijd kostte. Bovendien was het bestaande systeem zo oud, dat er geen documentatie was om ons te helpen uitzoeken hoe we het konden optimaliseren. Ik had een klein team en ik zocht naar manieren om mezelf en mijn medewerkers tijd te besparen. Ik wist dat er betere oplossingen bestonden.”
Zakelijke oplossing
O’Neal had al ervaring met Brivo, dus hij begon daar. Hij wist ook dat hij het toegangscontrolesysteem wilde uitbreiden met videobewaking, en ontdekte al snel de relatie tussen Brivo en Eagle Eye Networks.
“Ik heb gekeken naar Eagle Eye Cloud Video Management System (VMS) en de integratie daarvan met de toegangscontrole van Brivo,” legt O’Neal uit. “Het voldeed aan onze technische behoeften: het was cloudgebaseerd, gemakkelijk te gebruiken en de prijs was goed.
Eagle Eye bracht hem in contact met zijn partner en nationale integrator,
NAVCO. “Ik wilde een enkele relatie met een nationale wederverkoper; iemand die al onze faciliteiten kon bedienen,” zegt O’Neal. “We stelden een plan op voor alle drie kantoren in de VS en het was vrijwel kant-en-klaar. NAVCO heeft heel efficiënt de oude systemen eruit gehaald en de nieuwe geïnstalleerd, en we konden aan de slag zonder enige verstoring van de bedrijfsvoering.”
Met Brivo kunnen medewerkers nu Brivo Mobile Pass of standaard toegangscontrolekaarten met een unieke PIN (persoonlijk identificatienummer) gebruiken om toegang te krijgen tot Arena’s faciliteiten. Mobile Pass is een nieuwe functie voor Arena medewerkers waarmee zij met hun telefoon toegang kunnen krijgen tot faciliteiten. In plaats van met echte badges rond te lopen, gebruiken gebruikers nu gewoon hun telefoon om toegang te krijgen tot zalen. Bovendien kon het IT-team live en opgenomen videobeelden van alle ingangen bekijken via Eagle Eye Cloud VMS.
Nu O’Neal de kantoren in de V.S. had waar hij ze nodig had, zowel vanuit het oogpunt van normen als vanuit operationeel oogpunt, begon hij plannen te maken voor het kantoor in Suzhou. Toen sloeg COVID-19 toe. Niet lang daarna werd Arena overgenomen door PTC.
Succesvolle resultaten
De pandemie en vervolgens de overname brachten beide nieuwe, onvoorziene voordelen van het systeem aan het licht. Toen de kantoren eenmaal gesloten waren als gevolg van de COVID-beperkingen, verschoof het systeem van het helpen van werknemers bij de toegang tot gebouwen naar het ervoor zorgen dat niemand ongevraagd binnenkwam.
“In het begin, toen we naar de lockdown gingen, gebruikte ik de toegangscontrole en camera’s om er zeker van te zijn dat er geen werknemers het kantoor binnenkwamen,” legt O’Neal uit. “Ik heb meldingen via het VMS ingesteld om me te waarschuwen als iemand één van onze drie gebouwen binnenkomt.
Naarmate de pandemie aanhield, moest Arena, net als alle andere bedrijven, de manier veranderen waarop het werknemers ontsloeg. Bij hun vertrek moesten de werknemers de bedrijfsuitrusting die ze tijdens de lockdown hadden gebruikt, afgeven. Wanneer O’Neal niet fysiek aanwezig kon zijn om apparatuur weer in te checken, gebruikte hij Brivo om op afstand ingangen te ontgrendelen, de gebruiker te verifiëren via de geïntegreerde videobeelden die aan de toegangsgebeurtenissen waren gekoppeld, en vervolgens de toegang voor alle vertrekkende medewerkers te deblokkeren. De gecombineerde oplossing betekende dat O’Neal snel en efficiënt medewerkers kon identificeren, zien welke apparatuur ze hadden afgegeven en bevestigen dat ze het gebouw hadden verlaten.
Hetzelfde geldt voor leveringen. O’Neal gebruikte zijn camera’s om de bezorger te identificeren, het pakje te zien, de deur op afstand te openen en er vervolgens voor te zorgen dat de bezorger onmiddellijk wegging.
Toen PTC Arena overnam, vroegen de bedrijfsleiders om systeemrapporten om het verkeer van vóór de COVID te bepalen en hoe het verschilde van het verkeer tijdens de pandemie, en toen het kantoor weer open was
op vrijwillige basis. Met Brivo was de rapportage over toegangsevents, bezetting en verkeerspatronen eenvoudig en intuïtief. “Het facilitaire team van PTC probeerde vast te stellen hoe druk het in de kantoren was,” zegt O’Neal. “De gegevens zullen meewegen in toekomstige plannen voor een mogelijke consolidatie van kantoren als we in januari 2022 terugkeren naar een flexrooster – wat betekent dat werknemers ten minste twee dagen per week op kantoor moeten zijn.”
Tot dusver heeft het geïntegreerde systeem alles opgeleverd waar O’Neal en zijn organisatie drie jaar geleden naar streefden. “Brivo en Eagle Eye hebben mijn kleine staf ontlast,” concludeert hij. “Omdat ze op de cloud zijn gebaseerd, hoeven we de systemen niet voortdurend te beheren, onderhouden of upgraden. We zijn er zeker van dat onze camera’s werken en we kunnen gewoon op een browser springen, inloggen en alles vanaf elke locatie in de gaten houden.”
Andere berichten die u mogelijk interesseren
General Assembly
General Assembly is een onderwijsorganisatie die ondernemers en zakelijke professionals praktische technische vaardigheden bijbrengt. De organisatie richt zich op het aanbieden van cursussen in mobiele en webontwikkeling, gegevenswetenschappen, productbeheer en…
juni 28, 2017
